En el mundo empresarial sucede un fenómeno curioso: a los empresarios les apasiona su trabajo y dedicarse a las relaciones con el cliente y al marketing. Sin embargo, hay una tarea que no agrada a todos y que se puede convertir en un obstáculo para el aumento de la productividad: la gestión de facturas.
Por eso, la digitalización de facturas y su gestión en la nube supone un gran avance para las empresas. Los documentos digitales son ya imprescindibles en cualquier empresa y más cuando, a partir de enero de 2015 sea obligatorio el uso de e-facturas para gestiones con la Administración Pública.
En los últimos años, han surgido varias empresas especializadas en el desarrollo de programas de automatización de facturas y gestión de documentos digitales en la nube. Pero, ¿qué es lo que lleva a las empresas a optar por estos servicios?
En primer lugar, hay que tener en cuenta que la digitalización facturas supone un ahorro de tiempo que se puede dedicar a realizar otro tipo de tareas más productivas. A esto, hay que añadir que la automatización de documentos permite un archivo de facturas más ordenado y limpio. Además, los softwares que se utilizan para esto tienen una interfaz muy intuitiva, por lo que su uso es muy fácil y rápido de aprender a manejar.
Como explican desde Readsoft, empresa especializada en el desarrollo de software personalizado a las necesidades de cada empresa para la gestión automática de facturas en la nube, aquellas empresas que instalen este tipo de herramientas “se librarán del coste de adquisición de un servidor y del mantenimiento del hardware y el software” y además se evitarán problemas derivados de errores humanos al introducir los datos de las facturas a mano.
Por otro lado, la nube facilita acceder a las facturas en cualquier momento y en cualquier lugar, así como a detalles de venta anteriores y previsiones de futuro. También posibilita tener un mayor control sobre clientes y proveedores.
En cuanto al software para facturar, debemos elegir uno que ofrezca amplias posibilidades, como elaborar facturas, plantillas personalizadas, hacer seguimientos, controlar cotizaciones y pedidos, enviar estado de cuentas a clientes que tienen retraso en sus pagos, crear informes de contabilidad, etc.
Es importante también considerar que tenga un buen acceso móvil, que sea compatible con tasas impositivas de otros países, que permita guardar y enviar facturas en formato PDF y guardar automáticamente en la plataforma.
